SaaS, WordPress czy aplikacja dedykowana – co wybierzesz dla Twojej firmy?

Czas wyjść z Excela i w końcu zautomatyzować procesy w Twojej firmie? Wyobraź sobie swoją firmę za parę miesięcy. Ty i Twoi pracownicy zyskali mnóstwo czasu, potrzebne informacje są dostępne w jednym miejscu dla każdego, a Ty zastanawiasz się “dlaczego dopiero teraz”. Wyobrażenie to pomija najtrudniejszy etap między ‘przed zmianą’ a ‘po zmianie’, czyli wybór odpowiedniego rozwiązania. Z czego możesz więc wybierać? Opcje są trzy:  licencja na gotowe oprogramowanie (SaaS), rozwiązanie oparte na WordPress, lub stworzenie własnej dedykowanej aplikacji. 

Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, jakie są plusy i minusy każdej z nich.

Dlaczego jeszcze nie wprowadziliście usprawnień?

Ty lub Twoi pracownicy co miesiąc przeznaczacie kilkanaście godzin na procesy w firmie, które można zautomatyzować lub uprościć.  W tym czasie moglibyście zająć się zadaniami, które są bardziej rozwijające dla firmy.

Tak żmudna i powtarzalna praca nie tylko jest kosztowna, ale również obniża satysfakcję Twoich pracowników. W ostatecznym rozrachunku, manualne, powtarzalne czynności sprawiają, że pracownikom zwyczajnie się nie chce i wykonują je jeszcze mniej efektywnie niż chcielibyśmy przyznać. Wiecie, że należy wprowadzić usprawnienia, które opłacą się każdemu. 

Dlaczego jeszcze tego nie zrobiliście?

Być może nie chcesz myśleć o najtrudniejszej części zmiany, czyli tzw. “messy middle”: wybór i decyzję. Możliwości technologicznych jest ogrom, a każda ma swoje wady i zalety, które trzeba przeanalizować. To sprawia, że proces wyboru może Cię przytłoczyć, doprowadzając do paraliżu decyzyjnego. 

Na samym początku potrzebujesz określić, które podejście będzie najlepiej pasować do sytuacji i możliwości finansowych Twojej firmy:

1. Licencja na korzystanie z gotowego oprogramowania (SaaS)
2. Własne rozwiązanie oparte na WordPress
3. Własna, dedykowana aplikacja (tzw. “custom”)

Poniżej znajdziesz krótką charakterystykę każdej z wyżej wymienionych opcji, ze szczególnym uwzględnieniem następujących aspektów:

• Możliwości 
• Ograniczenia 
• Ownership
• Szybkość
• Koszty

Czym tak naprawdę są “koszty” porównując różne rozwiązania?

Kiedy rozważamy wybór między SaaS, WordPressem a dedykowanym oprogramowaniem, nie chodzi tylko o to, która opcja ma najniższą cenę na fakturze. Liczy się pełen obraz. 

Wyobraźmy sobie, że w Twojej firmie istnieje Kosztowny Problem, dla którego poszukujesz rozwiązania.

W zależności od Twojej sytuacji: 

Dedykowane oprogramowanie może rozwiązać całość Kosztownego Problemu.

SaaS może rozwiązać 70% Kosztownego Problemu.

WordPress może rozwiązać 40% Kosztownego Problemu.

Nawet jeśli SaaS lub rozwiązanie na WordPress początkowo wygląda na tańsze niż dedykowana aplikacja, co z tego, jeśli nie ma funkcji, która kluczowo wpływa na wydajność Twojego zespołu? 

Każda godzina poświęcona na obchodzenie braków w systemie to ukryty koszt, który z czasem się zwiększa. Rzeczywiste oszczędności widać, dopiero gdy porównamy, co tracimy, jeśli nie wdrożymy odpowiedniego narzędzia. 

Może się okazać, że inwestycja w stworzenie własnej, szytej na miarę aplikacji, opłaci się bardziej niż gotowe i “tańsze” rozwiązanie SaaS lub WordPress, ponieważ tylko ono jest w stanie wyeliminować problem, przez który firma traciła najwięcej czasu pracowników.

Opcja 1: Licencja na korzystanie z gotowego oprogramowania (SaaS)

Nazywane również “off-the-shelf solutions” lub SaaS (Software as a Service) to gotowe aplikacje, które pozwalają szybko wdrożyć funkcjonalności bez konieczności budowania ich od zera. SaaS jest szczególnie popularny w obszarze automatyzacji procesów, ponieważ nie wymaga od firmy zarządzania infrastrukturą techniczną ani martwienia się o aktualizacje systemu. 

Przykładami aplikacji tego typu są np.: Google Workspace, Salesforce, Slack, Asana, LearnGO. Obecnie standardem jest ich dostępność poprzez przeglądarkę internetową i brak wymogu instalacji na komputerze (wyjątkiem są programy do projektowania, np. Adobe Creative Cloud).

Możliwości:

Oprogramowanie typu SaaS oferuje szeroki wachlarz gotowych rozwiązań do obsługi wielu firmowych procesów, takich jak CRM (zarządzanie relacjami z klientem), księgowość, zarządzanie projektami czy obsługa HR. Jeśli Twoja firma działa w modelu, który jest powtarzalny (np. zarządzanie restauracją, szkołą językową, agencją rekrutacyjną), można przypuszczać, że istnieje już rozwiązanie, które dobrze zaadresuje wyzwania i specyfikę Twojej branży.

Ograniczenia:

Twój biznes może działać w typowym dla branży modelu, jednak wciąż może potrzebować funkcji, które wykraczają poza przyjęte schematy, np. zaawansowany program lojalnościowy, wraz z modułem analitycznym i personalizowanymi rabatami. Jeśli Twoja firma wymaga niestandardowych funkcji, gotowe oprogramowanie może nie być wystarczające, a dostosowanie takiego rozwiązania do Twojej sytuacji bywa trudne lub kosztowne. 

Ownership:

W przypadku SaaS masz minimalny wpływ na funkcjonalności i kierunki rozwoju  oprogramowania. Zamiast tego płacisz za dostęp do systemu, który działa na infrastrukturze dostawcy. To oznacza, że jesteś zależny od warunków licencyjnych, aktualizacji i polityki cenowej dostawcy. Choć jest to wygodne rozwiązanie pod kątem wsparcia technicznego, brak pełnej kontroli może ograniczać elastyczność, zwłaszcza jeśli dostawca zdecyduje się na zmiany, które nie będą korzystne dla Twojej firmy.

Szybkość:

Jedną z kluczowych zalet SaaS jest szybkość wdrożenia. Zamiast tworzyć system od podstaw, możesz niemal natychmiast rozpocząć korzystanie z gotowych narzędzi (plug-and-play), o ile nie potrzebujesz dodatkowej integracji z systemami, których już używasz. Wydajność rozwiązań SaaS zależy od infrastruktury dostawcy, dostępności jego serwerów, a także tego czy aplikacja jest dobrze napisana (optymalizacja kodu).

Koszty:

Początkowe koszty korzystania z SaaS są stosunkowo niskie, ponieważ nie musisz inwestować w infrastrukturę czy rozwój oprogramowania. Model subskrypcyjny pozwala na rozłożenie kosztów w czasie, co jest korzystne dla małych i średnich firm. Jednak w dłuższej perspektywie koszty mogą rosnąć, szczególnie jeśli korzystasz z zaawansowanych funkcji lub planów dla dużych zespołów. W przypadku dużej firmy lub niestandardowych wymagań może okazać się, że bardziej korzystne będzie stworzenie własnej, dedykowanej aplikacji (customowej).

Opcja 2: Własne rozwiązanie oparte na WordPress

WordPress to najbardziej popularny CMS (system zarządzania treścią), który można wykorzystać do tworzenia szerokiej gamy witryn i aplikacji.

Możliwości: WordPress jest idealny do tworzenia stron firmowych, blogów, sklepów internetowych (z wtyczką WooCommerce) oraz aplikacji, które nie muszą integrować się ze złożonymi systemami. Możesz rozszerzać jego funkcjonalność, dodając wtyczki, które pozwolą na automatyzację takich procesów jak  zarządzanie rezerwacjami czy przetwarzanie płatności (WordPress posiada wtyczki do większości bramek płatności). To sprawia, że WordPress jest opcją elastyczną, ale najlepszą dla firm, które nie potrzebują bardzo złożonych, dedykowanych rozwiązań.

Ograniczenia: WordPress z założenia jest rozwiązaniem monolitycznym (czyli, nie headlessowym). Oznacza to, że część front-end (interakcji użytkownika) oraz część back-end (logiczna i bazy danych) są połączone w jedną całość. Integracje z innymi systemami mogą okazać się problematyczne lub wręcz niemożliwe. WordPress nie sprawdzi się, jeśli Twoja firma potrzebuje zaawansowanych funkcji, na przykład: aplikacja do zarządzania łańcuchem dostaw, która automatycznie śledzi zapasy magazynowe i optymalizuje trasy dostaw. Dodatkowo WordPress może mieć trudności z obsługą dużego ruchu i wymaga regularnej konserwacji, szczególnie gdy korzystasz z wielu wtyczek. Zbyt duża ilość wtyczek może prowadzić do konfliktów między nimi.

Ownership: WordPress jest platformą open source, co oznacza, że stworzone na nim aplikacje są w pełni Twoją własnością. Otrzymujesz pełną kontrolę nad kodem, co daje możliwość jego dowolnej modyfikacji oraz dostosowania do zmieniających się potrzeb Twojej firmy. Możesz także przenosić swoją stronę lub aplikację na dowolny serwer i korzystać z niej, jak Ci się podoba. Należy jednak pamiętać, że wiele wtyczek może być płatnych lub oferować płatne wsparcie techniczne, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami. 

Szybkość: Szybkość działania aplikacji opartej na WordPressie zależy w dużej mierze od serwera, na którym jest hostowana, oraz od optymalizacji samych wtyczek i motywów. WordPress, będąc systemem opartym na PHP, nie jest najlżejszym rozwiązaniem, ale przy odpowiednich zasobach i optymalizacji, może spełniać oczekiwania małych i średnich firm. Dla bardziej wymagających aplikacji, które obsługują duże ilości danych, może być konieczne rozważenie dedykowanego serwera lub dodatkowych narzędzi optymalizacyjnych po stronie programistycznej.

Koszty: Koszty początkowe wdrożenia WordPressa są wyższe niż w przypadku SaaS, ponieważ potrzebujesz zapłacić za czas specjalistów, którzy stworzą rozwiązanie od nowa. Jednak wciąż są one stosunkowo niskie w porównaniu z tworzeniem dedykowanych aplikacji od podstaw. W przypadku WordPress nie musisz płacić subskrypcji. Koszty w perspektywie długofalowej są więc niskie.

Opcja 3: Własna, dedykowana aplikacja (tzw. “custom”)

Tworzenie oprogramowania często porównujemy do budowy domu i tutaj również metafora ta ma zastosowanie. Wyobraźmy sobie, że chcesz zbudować dom na bardzo wąskiej działce, w dodatku z dużym spadem. Jest niewielka szansa, że na rynku istnieje gotowy projekt do kupienia, który uwzględni Twoją wyjątkową sytuację. Potrzebujesz pomocy architekta,  który wraz z Tobą stworzy rozwiązanie szyte na miarę.

 W ten sam sposób można zaprojektować aplikację, która będzie idealnie pasować do potrzeb Twojej firmy. To dobra opcja dla firm, które działają w specyficznej branży, mają złożone procesy biznesowe lub muszą obsługiwać niestandardowe funkcje.

Możliwości:

Możliwości technologiczne są ogromne. W tym wypadku “the sky is the limit”. Możesz zaprojektować system, który integruje się z używanym już przez Ciebie oprogramowaniem (ERP, CRM, platformy e-commerce itp.), obsługuje niestandardowe procesy oraz zapewnia unikalne doświadczenia użytkownika. 

Ograniczenia:

Największym ograniczeniem w przypadku dedykowanych aplikacji są:

• integracje z innymi systemami, szczególnie tymi starszymi, które często nie mają dokumentacji pozwalającej na bezproblemową wymianę danych
• czas i koszt stworzenia oprogramowania

Ownership:

W przypadku własnej aplikacji masz pełną kontrolę nad jej kodem, danymi, funkcjami oraz dalszym rozwojem. Kod stworzony przez programistów jest w pełni Twój. Nie uzależniasz się od wykonawcy aplikacji*, w każdej chwili możesz zmienić firmę, która będzie utrzymywała i rozwijała Twoje oprogramowanie, lub zatrudnić własnych developerów. 

*o ile wykonawca nie zaproponował bardzo niszowych technologii

Szybkość:

Aplikacja dedykowana jest zaprojektowana specjalnie dla Twojej firmy, co pozwala na pełną kontrolę nad optymalizacją każdego jej  aspektu – od bazy danych po sposób przetwarzania danych w czasie rzeczywistym. Może być znacznie szybsza od WordPressa i SaaS, ponieważ można zaprojektować ją w sposób maksymalnie wydajny, biorąc pod uwagę konkretne wymagania. Dobrze napisana aplikacja dedykowana na wydajnych serwerach może być ekstremalnie szybka.

Jeśli chodzi o proces jej tworzenia, wymaga on znacznie więcej czasu niż w przypadku wdrożenia WordPressa czy SaaS. W zależności od złożoności systemu, stworzenie od podstaw może trwać od kilku miesięcy do nawet roku. 

Koszty:

Koszty stworzenia dedykowanej aplikacji są na starcie wyższe niż w przypadku gotowych rozwiązań, ale inwestycja może zwrócić się w dłuższej perspektywie – automatyzacja i usprawnienie niestandardowych procesów w Twojej firmie zaoszczędzi czas Twoich pracowników. 

Po wdrożeniu, nie ponosisz stałych opłat licencyjnych (subskrypcja), jak w przypadku SaaS, co w przypadku dużej firmy może być korzystniejsze finansowo. Należy uwzględnić koszty utrzymania, rozwoju i wsparcia technicznego, które mogą być regularnym wydatkiem, jeśli firma nie posiada wewnętrznego zespołu IT.

Po co Ci ownership, a kiedy go nie potrzebujesz

Ownership to inaczej  własność aplikacji. Mając pełną kontrolę nad kodem aplikacji, możesz:

• w każdym momencie modyfikować i dostosowywać aplikację do zmieniających się potrzeb. Kod jest Twój.
• oszczędzić na długoterminowych licencjach: w przeciwieństwie do modelu SaaS, nie musisz co miesiąc lub rok odnawiać subskrypcji, a Twoje koszty ograniczają się do jednorazowych opłat za utrzymanie aplikacji.
• w każdej chwili zmienić wykonawcę oprogramowania, lub zatrudnić swój dział IT do jego utrzymania i dalszego rozwoju. Nie uzależniasz się więc od jednego dostawcy.
• sprzedać stworzone przez Ciebie rozwiązanie.

A może nie potrzebujesz mieć prawa własności do kodu? Sytuacja ta będzie miała miejsce, gdy:

• potrzebujesz standardowych rozwiązań, a oprogramowanie SaaS może w pełni zaspokoić Twoje potrzeby (np. Asana, Jira, Hubspot) 

• zależy Ci na szybkim uruchomieniu systemu bez potrzeby jego personalizacji

• chcesz uniknąć kosztów utrzymania infrastruktury IT: w modelu SaaS to dostawca zajmuje się utrzymaniem, aktualizacją i bezpieczeństwem aplikacji, dzięki czemu nie musisz martwić się o te aspekty i ponosić związanych z tym kosztów. Płacisz za dostęp, resztę masz z głowy.

Lista pytań, które należy sobie zadać, jeśli nadal się wahasz

1. Jakie są moje minimalne, ale kluczowe potrzeby funkcjonalne?
2. Czy istnieje oprogramowanie SaaS, które rozwiązuje mój problem?
3. Czy istnieją wtyczki do WordPress, które rozwiązują mój problem?
4. Jakie procesy będą musiały być zautomatyzowane w przyszłości, aby firma mogła efektywnie się rozwijać? Czy będzie to perspektywa 1-3 lat czy dalsza?
5. Jak skomplikowane lub niestandardowe są moje obecne procesy?
6. Czy za kilka miesięcy lub lat, dana opcja przestanie spełniać moje wymagania, zmuszając mnie całkowitej zmiany rozwiązania?
7. Jakie potencjalne zyski tracę co miesiąc, nie wdrażając efektywniejszego rozwiązania?
8. Z jakimi kluczowymi systemami (CRM, ERP, platforma e-commerce, księgowość) moje nowe rozwiązanie musi się zintegrować?
9. Czy wybrane rozwiązanie ma wbudowane integracje z systemami, których obecnie używam, czy wymaga dodatkowych nakładów pracy na stworzenie tych połączeń?
10. Czy konieczne jest posiadanie dostępu do kodu, aby modyfikować oprogramowanie samodzielnie, czy wystarczy mi gotowe rozwiązanie, które spełnia bieżące potrzeby bez większych zmian?
11. Jaki jest mój budżet na rozwiązanie w krótkim i długim okresie?
12. Czy dana opcja rozwiąże realny problem w mojej firmie?
13. Jak wygląda wsparcie techniczne i utrzymanie rozwiązania?
14. Która opcja na pewno nie wchodzi w grę?

Podsumowanie

Istnieje wiele możliwości usprawnienia działania Twojej firmy. Wśród nich można wyróżnić trzy kategorie: SaaS, rozwiązanie oparte na WordPress oraz dedykowana aplikacja. Każda opcja oferuje inne korzyści, ale także wiąże się z różnymi wyzwaniami. Szybkość wdrożenia, koszty i kontrola nad oprogramowaniem to tylko wierzchołek góry lodowej. Najważniejsze jest, by rozwiązanie było dostosowane do Twoich potrzeb, zarówno teraz, jak i w przyszłości. W końcu, odpowiednio dobrana technologia nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale też pozwala Twojej firmie rozwijać się na własnych zasadach.